Koblank GmbH – Die Ideenmanagement Experten

Ideenmanagement Software Fallstudie

ideeNet® wird in vielen Ländern und Sprachen auf Desktops, Tablets und Smartphones genutzt. Jack Bauer ("24") und alle anderen Akteure in dieser Fallstudie sind fiktive Kriminalbeamte, Privatdetektive und Geheimdienstmitarbeiter, die man aus TV-Serien und Kinofilmen kennt.

Die Koblank® e-Ideenmanagement Software ist derzeit bei weit über vierhundert verschiedenen Firmen und bei vielen weltweit operierenden Konzernen im Einsatz.

Es gibt keine Branche, in der sie nicht vertreten ist.

Die Einsatzbandbreite reicht von ein paar hundert bis zu zehntausend und mehr Ideen pro Jahr.

Es ist eine Ideenmanagement Software im tatsächlichen Sinne des Wortes. Verschiedenste Ideen, also beispielsweise

  • Verbesserungsvorschläge im Rahmen von BVW und KVP-Teams
  • Arbeitssicherheitshinweise ("Near misses")
  • Beschwerden und Reklamationen
  • Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen
  • Arbeitnehmererfindungen
  • Innovationen

können mit dieser Software effizient und papierlos über Intranet und Internet abgewickelt werden.

Extrem anpassungsfähig

ideeNet® ist eine unvorstellbar flexibel anpassungsfähige Ideenmanagement Software. Darum konnte sich diese Software derart erfolgreich auf dem Markt durchsetzen.

Anmeldung

Startseite einer Einreicherin

Startseite eines Auftragsempfängers

Startseite einer Koordinatorin

Startseite einer Stellvertreterin

Ideen einreichen

Aufträge erledigen

Berechtigungen

Einspruchsgremium

Extras

Benutzerdaten

Punkte abbuchen

Weitere Highlights

Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt normalerweise automatisch über ein Windows Single Signon. Es genügt also, wenn sich der Mitarbeiter an seinem Rechner angemeldet hat. Diese Anmeldung wird dann automatisch durchgeschleift, wenn er in seinem Intranet oder in einem E-Mail, das er beispielsweise als Gutachter bekommen hat, auf den Link zu ideeNet klickt.

Mitarbeiter, die kein eigenes Windows Account haben, was in Fertigungsunternehmen heute noch durchaus der Fall ist, können sich über ihre Mitarbeiter-Nr. und ein Kennwort für ideeNet anmelden.

Es besteht auch die Möglichkeit, Externe (Kunden, Lieferanten, Freiberufler, ...) ein Konto anlegen zu lassen, mit dem sich diese dann über ihre E-Mail-Adresse und ein ihnen übermitteltes Kennwort anmelden können:

Das abgebildete Beispiel einer vorgeschalteten Anmeldeseite bekommen nur diejenigen Personen zu Gesicht, die in der Firma kein Windows Account haben. Alle anderen landen über das Windows Single Signon direkt auf der Startseite.

Startseite einer Einreicherin

So kann eine typische Startseite für Einreicher aussehen. Da jeder Kunde sein Design völlig frei gestalten kann, ist die Abbildung nur ein Beispiel und nur eine Möglichkeit von vielen.

Im Header, mit dem alle Seiten beginnen, erscheint normalerweise ein Firmenlogo, hier durch die blaue Glühbirne symbolisiert. Der Text ist üblicherweise "Ideenmanagement" oder "Betriebliches Vorschlagswesen", oft auch unter Nennung des Werkes (z.B. "Ideenmanagement Bremen"). Mit Klick auf das Symbol rechts, das auch wieder nur ein Beispiel ist, kann man die Anwendung beenden und ist dann abgemeldet.

Auf der Startseite erscheint darunter der Name der angemeldeten Person. Mit den Flaggen kann man in diesem Beispiel auf eine englische oder eine französische Version umschalten. ideeNet ist auch in Niederländisch, Spanisch, Polnisch, Russisch, Chinesisch und vielen anderen Sprachen im Einsatz.

Die verwendeten Farben werden auf das jeweilige Company Design angepasst. Das in dieser Fallstudie verwendete Kacheldesign ist lediglich ein Gestaltungsbeispiel auf Basis mitgelieferter Icons.

Man kann die Startseite so aufteilen, dass rechts nach jeder Neuanmeldung ein anderes Zitat aus einer Sammlung von über vierhundert Aphorismen erscheint, die alle irgendetwas mit verbessern, kritisch sein und ähnlichen zum Ideenmanagement passenden Themen zu tun haben. Darunter kann ein Foto des Mitarbeiters angezeigt werden, das zentral zur Verfügung gestellt oder vom Mitarbeiter selbst hochgeladen werden kann.

Ein Klick auf das Foto oder den Namen darunter öffnet eine Seite, auf der im Hinblick auf das Bundesdatenschutzgesetz die Benutzerdaten des Mitarbeiters aufgelistet sind. Dieses Thema wird weiter unten behandelt.

Auf der Startseite ist auch Platz für die Verlinkung einer BVW-Betriebsvereinbarung, von Richtlinien oder anderen Dokumenten. Im Footer, der ganz unten auf jeder Seite erscheint, steht nochmals der Name der angemeldeten Person sowie Copyrightinformationen und Kontaktdaten zum Ideenmanagement.

Die Personen in dieser Fallstudie sind bekannte Kriminalbeamte, Privatdetektive und Geheimagenten, die man aus Kinofilmen kennt. Gracie Hart ("Miss Undercover") bekommt in Ihrer Rolle als Einreicher automatisch folgende Kacheln eingeblendet:


Hier werden die letzten fünf Ideen, die der angemeldete Mitarbeiter auf dem momentan verwendeten Gerät angezeigt hat, aufgelistet. Auf diese Art kommt man schnell wieder dorthin, wo man vorher unterbrochen hat. Daher ist diese wichtige Kachel in diesem Beispiel die allererste.

Hier erscheint eine Schnellsuche nach Idee-Nr. oder Text und die zusätzliche Möglichkeit, nach mehr oder weniger umfangreichen Kriterien (z. B. Einreicher, Auftragsempfänger, Status, Datums, Klassifizierungen) zu suchen.

Hier kann man eine Idee einreichen. Gibt es nur einen Ideetyp, erscheint hier sofort das entsprechende Einreichformular, das gemäß den firmenspezifischen Anforderungen interaktiv gestaltet werden kann. Das Einreichen wird weiter unten dargestellt.

Hier erscheint eine Auflistung der in diesem Beispiel bisher vier von der angemeldeten Mitarbeiterin eingereichten Ideen.

Hier erscheint eine Auflistung aller Entwürfe, an denen der angemeldete Mitarbeiter beteiligt ist. Bei einer Gruppenidee kann jeder beteiligte Einreicher an dem gemeinsamen Entwurf arbeiten. Diese Kachel erscheint nur, wenn der Mitarbeiter an Entwürfen (in diesem Beispiel an einem) beteiligt ist. Bei den Entwürfen werden auch automatische Sicherungen nach technischen Störungen (z.B. WLAN-Abbruch in der S-Bahn) aufgelistet.

In manchen Firmen können die Mitarbeiter Punkte sammeln. Die Mitarbeiterin in diesem Beispiel hat momentan einen Saldo von 125 Punkten. Diese Punkte können von den Mitarbeitern selbst abgebucht werden, wenn eine bestimmte Punktzahl erreicht ist. Manche Firmen zahlen diese Punkte dann in Geld aus, andere gestalten einen kleinen Prämienshop mit Sachprämien, wie weiter unten dargestellt. Diese Kachel erscheint nur, wenn die Firma tatsächlich Punkte vergibt.

Hier werden die Ideen aufgelistet, die der angemeldete Mitarbeiter auf seine Beobachtungsliste gesetzt hat. Diese Kachel erscheint nur, wenn der Mitarbeiter mindestens eine Idee beobachtet, wie es in diesem Beispiel der Fall ist.

Hier wird eine Seite mit weiteren Möglichkeiten eingeblendet. Diese Extras werden weiter unten dargestellt.

Hier besteht neben dem Symbol im Header eine weitere Möglichkeit, sich abzumelden. Diese im Grunde genommen unnötige Kachel lassen manche Kunden weg.

Startseite eines Auftragsempfängers

Auftragsempfänger wird man dadurch, dass einem die Person, die das Ideenmanagement koordiniert, einen Auftrag erteilt: Gutachten, Entscheidung, Rückfrage, Nutzenberechnung, Umsetzung oder Entscheidungsgremium – das sind einige Beispiele für Auftragsarten, die firmenspezifisch zum Einsatz kommen können.

Auftragsempfänger wird man auch, wenn im Rahmen des automatisierten Entscheidungsprozesses an einen weitergeleitet wird. Beispielsweise können Ideen mit sehr hohem Nutzen zur exakten Berechnung automatisch an das Controlling gehen.

Außerdem kann man Unterauftragsempfänger werden, wenn der eigentliche Auftragsempfänger irgendetwas von einem will: Expertise, Umsetzung, Rückfrage, Genehmigung durch den nächsthöheren Vorgesetzten, Zustimmung in einem paritätisch besetzten Entscheidungsgremium und ähnliches.

Thomas Magnum ("Magnum, p.i.") bekommt als Auftragsempfänger automatisch eine Reihe von Kacheln angezeigt, die Gracie Hart nicht hatte:


Der angemeldete Mitarbeiter kann einen oder mehrere andere Mitarbeiter stellvertreten, weil diese ihn als Stellvertreter bestimmt haben. Ein Klick auf die Kachel öffnet ein Auswahlfenster, in dem die Personen, die stellvertreten werden können, zur Auswahl aufgelistet sind. Kann man nur eine Person stellvertreten, erfolgt die Umschaltung auf den Stellvertreter ohne Zwischenschritt. Eine Startseite im Stellvertretungsmodus ist weiter unten dargestellt.

Hier werden sämtliche Aufträge aufgelistet, die der angemeldete Mitarbeiter bisher erteilt bekommen hat. Diese Kachel erscheint nur, wenn dem Mitarbeiter bereits Aufträge erteilt wurden. Im Beispiel sind es sechs.

Hier werden nur die zwei Aufträge des angemeldeten Mitarbeiters angezeigt, die dieser noch nicht erledigt hat. Diese Kachel erscheint nur, wenn der Mitarbeiter offene Aufträge hat.

Auftragsempfänger können sich auf vielerlei Arten Unterstützung einholen: Telefonisch, per E-Mail, in der Mittagspause beim Essen oder über Unteraufträge. Beispiele: Rat eines Fachmanns, Genehmigung des eigenen Vorgesetzten, Realisierungsauftrag an einen Mitarbeiter. Hier werden alle drei Unteraufträge aufgelistet, die der angemeldete Mitarbeiter bisher Dritten erteilt hat. Diese Kachel erscheint nur, wenn der Mitarbeiter bereits Unteraufträge erteilt hat.

Hier werden nur die zwei Unteraufträge des angemeldeten Mitarbeiters angezeigt, die von den entsprechenden Personen noch nicht erledigt sind. Diese Kachel erscheint nur, wenn es offene Unteraufträge gibt.

Startseite einer Koordinatorin

Schauen wir uns jetzt die Startseite von Kate Beckett ("Castle") an. Sie ist die Ideenmanagerin, die das System koordiniert. Daher wird sie üblicherweise als Koordinatorin bezeichnet, es ist aber auch jeder andere Begriff einstellbar:

Ein Koordinator bekommt automatisch eine zusätzliche Kachel angezeigt, für die niemand anders berechtigt ist:


Mit dieser Kachel kann ein Koordinator auf seiner Startseite sein Cockpit ein- und ausblenden. Mit diesem Cockpit, das beispielsweise so aussehen kann, wie in der obigen Abbildung, steuert er sein komplettes Ideenmanagement.

Startseite einer Stellvertreterin

Richard Castle ("Castle") hat Kate Beckett als seine Stellvertreterin eingerichtet. Wenn Kate Beckett auf "Stellvertretung" klickt, erscheint folgende Startseite:

Sie sieht unmissverständlich, dass sie jetzt Richard Castle vertritt. Da sie ihn selbstredend nur in dessen Rolle als Auftragsempfänger stellvertreten darf, aber nicht in seiner Rolle als Einreicher, erscheinen keine Kacheln wie "Idee einreichen", "Meine Ideen", "Meine Ideenentwürfe" und ähnliches.

Wäre Richard Castle ebenfalls ein Koordinator, könnte Kate Beckett ihn auch als solchen vertreten. Auf diese Weise können mehrere Koordinatoren im Team die gesamten Ideen koordinieren. Es ist aber auch eine Arbeitsteilung möglich, bei der jeder Koordinator seine eigenen Ideen koordiniert und sich nur bei Krankheit oder Urlaub stellvertreten lässt.

Aufträge, die durch einen Stellvertreter erledigt wurden, sind als solche erkennbar, wodurch der gesamte Entscheidungsprozess vom Erstgutachten bis zu einer möglicherweise erforderlichen Kommissionsentscheidung revisionssicher ist.


Mit dieser Kachel kann der Stellvertretende die Stellvertretung beenden und bekommt dann sofort wieder seine eigene Startseite angezeigt.

Ideen einreichen

Wenn das Ideenmanagement für verschiedene Arten von Ideen zuständig ist, kann man eine Einreichformularauswahl gestalten, die beim Klick auf die Kachel "Idee einreichen" angezeigt wird und zum Beispiel so wie hier aussehen kann.

Hat man nur einen Ideetyp, erscheint beim Klick auf die Kachel "Idee einreichen" sofort und ohne Zwischendialog das entsprechende Einreichformular. Einreichformulare sind an Hand flexibler Elemente völlig frei gestaltbar. Ein Formular könnte beispielsweise so aussehen, wie bei dem folgendem Verbesserungsvorschlag von Gracie Hart:

Die mit einem * gekennzeichneten Felder sind Mussfelder. Es besteht die Möglichkeit, beliebig viele Miteinreicher anzugeben und deren Prozentanteile beliebig aufzuteilen. Nutznießender Bereich und Kategorie sind zwei Beispiele für Klassifizierungen, die man firmenspezifisch einrichten kann. Das Einreichformular kann auch so gestaltet werden, dass mehrere Dateianhänge hochgeladen werden können.

Bei der Kategorie "Energieeinsparung" ist in dieser Beispielfirma Jane Clementine Rizzoli ("Rizzoli & Isles") automatisch als Erstentscheider hinterlegt. Es besteht aber auch die Möglichkeit, über die Organisationseinheit des Einreichers dessen Vorgesetzten einen automatischen Auftrag zu erteilen. Bei anderen Firmen legt der Koordinator manuell den jeweils richtigen Entscheider fest.

Eingereichte Idee einblenden

Dieser harmlos klingende Verbesserungsvorschlag von Gracie Hart, bei dem Jane Clementine Rizzoli auf Grund der Kategorie "Energieeinsparung" automatisch einen Auftrag erteilt bekommen hat, sollte sich in den folgenden Wochen zu einem verhängnisvollen Drama ungeahnten Ausmaßes entwickeln.

Aufträge erledigen

Wenn ein Auftrag erteilt wird, sei es durch den Koordinator oder automatisch im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Entscheidungsprozesses, wird über die Auftragsart gesteuert, welche Auftragsformulare der Auftragsempfänger zur Erledigung seines Auftrags angeboten bekommt.

Zu manchen Auftragsarten, beispielsweise bei der Entscheidung über eine Idee, wird es in der Regel mehrere Auftragsformulare geben wie in dem folgenden Beispiel:

Bei anderen Auftragsarten, beispielsweise bei einfachen Rückfragen, Berechnungen durch das Controlling, Realisierungsüberprüfungen oder Aufträgen an ein paritätisch besetztes Entscheidungsgremium wird es nur ein Auftragsformular geben, das dann ohne Zwischendialog sofort geöffnet wird, wenn der Auftragsempfänger seinen Auftrag erledigen will.

Auch bei Unteraufträgen, die Auftragsempfänger erteilen können, um sich irgendeine Art der Unterstützung zu holen (Fachliche Expertise, Genehmigung durch die nächsthöhere Ebene, Umsetzung, Zustimmung usw.) gibt es in der Regel immer nur ein zur jeweiligen Auftragsart passendes Auftragsformular.

Für die Auftragsformulare gilt das gleiche, wie schon bei den Einreichformularen dargelegt: Man kann sie an Hand flexibler Elemente beliebig zusammenbauen, Mussfelder kontrollieren und sonstige Plausibilitätsprüfungen durchführen, in Formelfeldern beispielsweise die Prämie errechnen, bestimmte Elemente bedingt ein- oder ausblenden und über Weiterleitungen einen automatischen Entscheidungsprozess einrichten. Diese Auftragsformulare sind sozusagen das Herzstück der Software und in ihrer Flexibilität und hohen Effizienz kaum zu übertreffen.

Doch zurück zu dem oben dargestellten Verbesserungsvorschlag von Gracie Hart.

Jane Clementine Rizzoli bekam als Erstentscheider ein E-Mail, klickte auf den Link, landete direkt bei der Idee und wählte "Nicht zuständig". Da sie wusste, wer der richtige Entscheider für diese Idee war, wurde ihr ein Auswahlelement eingeblendet, in dem sie den Leiter der "Montage 1" angab:

Theodorus Kojak ("Einsatz in Manhattan") wurde automatisch per E-Mail informiert und erteilte umgehend Adrian Monk ("Monk") von der Instandhaltung einen Unterauftrag.

Monk antwortete:

"Wir sind momentan extrem ausgelastet. Wenn jemand in der Montage arbeitet, müsste er doch einen Wasserhahn und einen Abfluss selber reparieren können."

Daraufhin beging Kojak den wohl folgenschwersten Fehler seines Berufslebens:

Ablehnungen führen in dieser Beispielfirma zum sofortigen Abschluss der jeweiligen Idee, da man eine Zustimmung durch den Koordinator oder ein Gremium nicht für erforderlich hält. Bei Ablehnungen bekommen die Einreicher immer zehn Bonuspunkte. Der Entscheider kann auch eine Anerkennungsprämie in Form von fünfzig Punkten vergeben, bekommt dann aber wie im obigen Beispiel ein Textelement eingeblendet, in dem er das begründen muss.

In dieser Beispielfirma werden auch Vorschläge mit nicht berechenbarem Nutzen und Vorschläge mit einem berechenbaren Nutzen unter 5.000 Euro direkt abgeschlossen. Alles andere wandert vollautomatisch in ein paritätisches BVW-Gremium, wobei ab einem Nutzen von mehr als 20.000 Euro vorher noch ein automatischer Auftrag an das Controlling erteilt wird.

Wie der Entscheidungsprozess im Detail aussieht, entscheidet jeder Koblank Kunde für sich und richtet das im Rahmen von ein oder zwei Tagen Customizing und Schulung passend ein.

Bei dieser Ablehnung bekam die Gracie Hart aus all diesen Gründen sofort ein E-Mail mit einem Ergebnisbescheid, in dem ihr die Entscheidung und die ihr automatisch zugebuchten fünfzig Punkte mitgeteilt wurden.

Abgeschlossene Idee (aus Sicht von Gracie Hart) einblenden

Berechtigungen

An dieser Stelle stellt sich die Frage, ob jeder Mitarbeiter die kompletten Informationen auch von jenen Ideen sehen dürfen soll, an denen er weder als Einreicher, noch als Auftragsempfänger beteiligt ist. Wer was in welcher Rolle sehen darf, muss der Kunde selbst entscheiden und kann dies sehr filigran einstellen.

In der Beispielfirma will man, dass die Auftragsempfänger die Einreicher sehen können und umgekehrt. Doch bei Ideen, an denen man nicht selbst beteiligt ist, soll man die Einreicher, den Entscheidungsprozess oder gar die Prämien nicht sehen dürfen.

Allerdings soll man auch bei fremden Ideen mindestens sehen können, worum es bei der Idee geht, in welchem Bearbeitungszustand sie sich momentan befindet, was aus der Idee wurde und noch ein paar weitere Kleinigkeiten ohne Bezug auf personenbezogene Daten.

Als beispielsweise Jack Bauer am nächsten Tag bei einer Recherche nach Ideen für Montage 1 die Idee von Gracie Hart entdeckte, bekam er nur das angezeigt, wofür er als unbeteiligter Dritter berechtigt war.

Abgeschlossene Idee (aus Sicht von Jack Bauer) einblenden

Einspruchsgremium

Gracie Hart war mit der Ablehnung ihres Vorschlags alles andere als zufrieden und legte bei der Koordinatorin per E-Mail Einspruch ein. Dazu brauchte sie nur auf das E-Mail Symbol auf dem Foto der Koordinatorin Kate Beckett zu klicken:

"Ich bin Professorin für Soziologie und absolviere gerade ein Praktikum in der Montage. Mit solchen Reparaturen kenne ich mich nicht aus. Und meine eher handwerklich begabten Kollegen weigern sich, die Arbeit der Instandhaltung zu übernehmen."

Kate Beckett erfasste einen Auftrag, mit dem dieser Einspruch dokumentiert und automatisch per E-Mail an die Einreicherin bestätigt wurde. Als nächstes überlegte sie, ob sie zunächst bei irgendjemand ein Gutachten einholen sollte, auf Grund dessen anschließend das paritätische Einspruchsgremium entscheiden könnte. Dies erschien ihr in diesem recht eindeutigen Fall überflüssig. Daher erteilte sie sofort einen Auftrag an das Einspruchsgremium. Sie schlug vor, den Einspruch anzunehmen, den Wasserhahn von der Instandhaltung reparieren zu lassen und der Einreicherin weitere 500 Punkte zu gewähren. Dann aber überschlugen sich die Ereignisse.

Die Katastrophe, vor der Gracie Hart in ihrem Vorschlag gewarnt hatte, trat tatsächlich ein. Über ein verlängertes Wochenende entstand ein Millionenschaden. Bei einem Feuer hätten die vorschriftsmäßig eingebauten Rauchmelder Alarm ausgelöst. Doch das heimtückische Wasser hatte sich lautlos innerhalb des Gebäudes und dann auf dem gesamten Firmengelände ausbreiten können.

Fotos der überschwemmten Firma jagten durch die Sozialen Netzwerke. Zum Glück hatte es weder Tote, noch Verletzte gegeben. Auch dem Dümmsten musste spätestens jetzt klargeworden sein, welch unkalkulierbares, immenses Risiko von einem verstopften Waschbecken in Verbindung mit einem außer Kontrolle geratenen Wasserhahn ausgeht.

Dr. Temperance Brennan ("Bones – Die Knochenjägerin"), die im Einspruchsgremium die Arbeitgeberseite vertrat, stimmte der Vorlage der Koordinatorin elektronisch zu. Zugleich forderte sie eine Abmahnung von Kojak, der ja für diesen Schlamassel verantwortlich war.

Betriebsratsvorsitzender Thomas Magnum brachte eine Strafversetzung in das nordkoreanische Werk in Pjöngjang ins Gespräch und stimmte der Annahme des Einspruchs ebenfalls elektronisch zu.

Koordinatorin Kate Beckett wurde jedes Mal per E-Mail über die Zustimmungen informiert. Als auch die zweite vorlag, schloss sie den Auftrag ab. Gracie Hart bekam 500 weitere Bonuspunkte und wurde automatisch per E-Mail über das Ergebnis ihres Einspruchs und die zusätzlichen Punkte informiert. Das Waschbecken samt Wasserhahn wurde unter persönlicher Aufsicht des Betriebsratsvorsitzenden Thomas Magnum von der Instandhaltung repariert.

Nach Einspruch abgeschlossene Idee (aus Sicht von Gracie Hart) einblenden

Als Lorraine Broughton ("Atomic Blonde") später einmal bei einer Recherche zum Thema "Wasser" auf diese Idee stieß, sah sie zwar, worum es bei dem Vorschlag ging und was das Ergebnis war. Die fatale Fehlentscheidung Kojaks, das Einspruchsverfahren, die insgesamt 550 Bonuspunkte für Gracie Hart – all das blieb Lorraine Broughton bei diesem Vorschlag, an dem sie nicht persönlich beteiligt war, verborgen.

Nach Einspruch abgeschlossene Idee (aus Sicht von Lorraine Broughton) einblenden

Extras

Wie oben erwähnt, gibt es auf der Startseite eine Kachel "Extras", die eine Seite mit zusätzlichen Möglichkeiten anzeigt. Welche Kacheln dort angezeigt werden, hängt von verschiedenen Automatismen und nicht zuletzt von der Berechtigung des angemeldeten Mitarbeiters ab.


Hier kann der angemeldete Mitarbeiter die zu seiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten abrufen. Dadurch wird die Auskunftspflicht laut Bundesdatenschutzgesetz auf elegante Weise erfüllt.

Hier können Mitarbeiter, die sich nicht mit dem automatischen Windows Single Signon anmelden, ihr Kennwort ändern. Diese Kachel wird nur angezeigt, wenn der angemeldete Mitarbeiter nicht automatisch angemeldet ist.

Hier kann man sein Punktekonto einsehen und Punkte abbuchen. Diese Kachel wird nur angezeigt, wenn in der Firma auch tatsächlich eine Prämierung mit Punkten vorgesehen ist.

Hier kann man seine Stellvertreter einrichten. Die Stellvertretung kann man vom Zeitraum her befristen. Außerdem kann man festlegen, wer seine E-Mails bekommen soll: Nur der Stellvertreter oder man selbst und der Stellvertreter. Nur wer schon mindestens einmal Auftragsempfänger war, bekommt diese Kachel eingeblendet, da Personen, die lediglich Ideen einreichen, sich in dieser Rolle naturgemäß nicht vertreten lassen können.

Hier kann man Reports abrufen, die für einen entsprechend berechtigten Personenkreis zielgruppengerecht bereitgestellt werden können.

Hier kann man eine Input-Output Analyse abrufen, die sämtliche im Ideenmanagement gebräuchlichen Kennzahlen enthält und vom Aufbau her kundenspezifisch angepasst werden kann.

Wenn beispielsweise zehn Kollegen ständig gemeinsame Vorschläge einreichen, können sie hier eine Einreichergruppe einrichten. Sie können dann beim Einreichen auf ihre Gruppe verweisen und brauchen nicht jedes Mal alle zehn Beteiligten einzeln der gemeinsamen Idee als Einreicher zuordnen. Diese Kachel sollte nur von Firmen angeboten werden, bei denen die Hinterlegung solcher Einreichergruppen tatsächlich sinnvoll ist.

Hier kann ein Koordinator Auftragsempfängergruppen einrichten. Sie spielen dann eine Rolle, wenn festgelegte Teams entscheiden. Ein typisches Beispiel ist ein paritätisches Gremium, das über Ideen ab einer bestimmten Prämienhöhe oder über Einsprüche entscheidet. Der Entscheidungsprozess kann auf diese Weise völlig papierlos über Unteraufträge an die Gremiumsmitglieder erfolgen. Die Kachel wird nur Koordinatoren angezeigt.

Hier kann ein Koordinator die Mitarbeiter verwalten. Diese Verwaltung besteht zusätzlich zu der allgemein üblichen Praxis, die Mitarbeiterdaten regelmäßig in einem vollautomatisierten Prozess aus einem HR-System zu importieren. Die Kachel wird nur Koordinatoren angezeigt.

Hier kann ein Koordinator die Organisationseinheiten verwalten. Diese Verwaltung besteht zusätzlich zu der automatischen Verwaltung der Organisationseinheiten im Rahmen des im vorigen Punkt erwähnten Personaldatenimports. Die Kachel wird nur Koordinatoren angezeigt.

Hier werden die letzten fünf Ideen, die der angemeldete Mitarbeiter angezeigt hat, aufgelistet. Auf diese Art kommt man schnell wieder dorthin, wo man vorher unterbrochen hat. Diese Kachel gibt es auch auf der Startseite.

Benutzerdaten

Auf der Startseite und in den Extras kann man eine Seite öffnen, auf der seine aktuellen Benutzerdaten im Hinblick auf das Bundesdatenschutzgesetz zur Selbstauskunft aufgelistet sind.

Sofern man die Mitarbeiterfotos nicht zentral verfügbar machen kann, aber den Mitarbeitern die Möglichkeit geben will, ihr ideeNet zu personalisieren, kann man sie berechtigen, ihr Foto selbst hochzuladen.

In manchen Firmen haben bestimmte Mitarbeiter kein Windows Account, kein E-Mail Account und vielleicht nicht einmal einen Zugang zu einem mit dem Intranet verbundenen Firmenrechner. Nichtsdestotrotz besitzen all diese Mitarbeiter eine private E-Mail-Adresse sowie private Smartphones, Desktops oder Tablets.

Vor diesem Hintergrund kann man diejenigen Mitarbeitern, die keine Firmen-E-Mail-Adresse haben, berechtigen, hier ihre private E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Dadurch ist auch in fertigungslastigen Unternehmen, in denen anders als beispielsweise in einem Versicherungsunternehmen nicht jeder Mitarbeiter an einem eigenen Rechner sitzt, mit sämtlichen Mitarbeitern eine papierlose Kommunikation über E-Mail möglich.

Punkte abbuchen

Es besteht die Möglichkeit, einen wie auch immer gearteten Prämienshop zum Einlösen von Punkten zu gestalten. In diesem Beispiel basiert er auf Gutscheinkarten, bei deren Einlösung ein Punkt einen Euro wert ist.

Man kann natürlich den Mitarbeitern auch die Möglichkeit geben, ihre Punkte in Geld umzuwandeln, sobald sie einen bestimmten Mindestpunktestand erreicht haben.

Weitere Highlights
  • Alleinstellungsmerkmale. Das wichtigste Alleinstellungsmerkmal dieser Software ist neben ihrem gemessen an ihrer extrem hohen Leistung wohl unschlagbaren Preis und der Tatsache, dass sie häufiger im Einsatz ist als jede andere Ideenmanagement Software, ihre extreme Anpassungsfähigkeit.
  • Erwartungen werden übertroffen. Ohne dass der Programmcode selbst geändert werden muss, kann die Software im Rahmen von ein oder zwei Tagen Customizing und Schulung beim Kunden an dessen Anforderungen angepasst werden. Dabei werden, wenn der Kunde offen für Neues ist, in aller Regel Prozesse erarbeitet, die weit eleganter und effizienter sind als all das, was sich der Kunde vorher vorgestellt hat.
  • Schnelle Implementierung. Anders als bei anderen Produkten dauert es aus diesen Gründen nur ein paar Tage – und nicht quälende und mit hohen internen und externen Kosten verbundene Wochen und Monate – bis man endlich durchstarten kann.
  • Hochgradige Automatisierung. Über die völlig frei gestaltbaren Einreich- und Auftragsformulare, in denen man Elemente dynamisch ein- und ausblenden, Eingaben von Mussfeldern erzwingen und logisch nachfolgende Prozesse automatisiert anstoßen kann, ist eine hochgradige Automatisierung und die Revisionssicherheit des Entscheidungsprozesses möglich.
  • Entscheidungsprozess. Im Mittelpunkt steht nicht die Frage, ob Einreicher online einreichen können, was in vielen Industriebetrieben nicht für jeden Produktionsmitarbeiter technisch möglich ist. Im Fokus steht vielmehr der Entscheidungsprozess, der die eigentliche Arbeit im Ideenmanagement ausmacht. Die daran beteiligten Auftragsempfänger haben allesamt einen Intranetzugang und sind die Hauptprofiteure von ideeNet. Gibt man den Führungskräften und Experten ein vernünftiges Tool zur Hand, dann schmelzen die Widerstände und sinken die Durchlaufzeiten.
  • Automatische E-Mails. Die im Rahmen des Entscheidungsprozesses erforderlichen E-Mails an Einreicher, Auftragsempfänger und Koordinatoren sind inhaltlich frei gestaltbar und werden anschließend automatisch versandt. Der Empfänger muss im Mail lediglich auf einen Link klicken und landet direkt bei der Idee, um die es geht. Dies gilt auch für die vollautomatische Terminverfolgung der noch unerledigten Aufträge.
  • Alles, was man braucht. Kollaborative Ideenfindung mit Kommentaren und Likes, beliebig viele Dateianhänge bei Kommentaren, Einreich- und Auftragsformularen, korrekte Abwicklung von Einsprüchen, automatisierter Personaldatenimport der erforderlichen Mitarbeiterdaten aus dem HR System und alles andere, was man heutzutage im Ideenmanagement erwartet, sind für ideeNet Selbstverständlichkeiten.
  • Kunden-Workshops. Jährlich finden Anwender-Workshops zum Erfahrungsaustausch und zur Diskussion neuer Tendenzen im Ideenmanagement statt. Die Koblank GmbH greift auf diese Weise auf das Know-how zahlreicher Fachleute zu und informiert ihre Anwender über Neuerungen der Software.

  • ideeOffice. Eine Reihe von Koblank Kunden haben noch kein ideeNet und wickeln ihr Ideenmanagement mit dem Windows basierten ideeOffice ab. ideeOffice ist inzwischen für die Koordinierung von Ideen nicht mehr erforderlich, wenngleich es weiterhin dafür verwendet werden kann und auch von Kunden, die ideeNet haben, aus Macht der Gewohnheit noch verwendet wird. Man braucht allerdings auf jeden Fall einen ideeOffice Client für seltene Systemadministrationsarbeiten, um bestimmte Systemdaten (z.B. Klassifizierungsbäume) zu verwalten und Assistenten auszuführen (z.B. alte Ideen anonymisieren).
  • Datenschutz. Alle Hinzufügungen, Änderungen und Löschungen personenbezogener Daten werden lückenlos in einer Logdatei mitprotokolliert, sodass der Verantwortliche die Einhaltung der EU-DSGVO und des BDSG jederzeit nachweisen kann. Alte Ideen, die nicht mehr archiviert zu werden brauchen und es aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht mehr dürfen, können mit einem Assistenten automatisch anonymisiert oder ganz gelöscht werden.
  • Effizientes Softwarekonzept. Es gibt nur eine einzige Variante der Koblank® e-Ideenmanagement Software. Die Kunden selbst passen ihr ideeNet, anfangs unterstützt durch einen oder zwei Tage Schulung, im Rahmen eines kontinuierlichen Customizingprozesses auf ihre sich im Laufe der Jahre wandelnden spezifischen Anforderungen an.
  • Unschlagbares Preisleistungsverhältnis. Dieses seit Jahrzehnten konsequent eingehaltene Konzept der kontinuierlichen Weiterentwicklung einer einzigen Programmvariante reduziert die Kosten für das Softwaremanagement der Koblank GmbH und erlaubt eine extrem kundenfreundliche Preisgestaltung. Es hält den Supportaufwand in Grenzen und ermöglicht den Kunden jederzeit ein Update älterer Versionen auf den neuesten Stand. Dieser Updateservice ist neben kostenlosem Support in der aus all diesen Gründen sehr moderaten Nutzungsgebühr enthalten.

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