Interview mit Oliver Andresen, Winkelmann Ideen Management

Ideen für Zukunft –
Zukunft für Ideen

Kiosksysteme mit Ausweisleser, Roll out in der Winkelmann Group

Winkelmann Powertrain Components ist einer der weltweit führenden Zulieferer von Motor- und Getriebekomponenten für alle namhaften Automobilhersteller und gehört zum Geschäftsbereich Automotive der Winkelmann Group.

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Herr Andresen, können Sie uns ein paar Worte über Ihre Firma sagen?

An unserem Stammsitz in Deutschland entwickeln wir in Ahlen (Westfalen) Technologien für Produkte und Prozesse der Automobilindustrie. In der Hauptsache sind dies Riemenscheiben und -räder aus Stahl, Aluminium und Duroplast, Kraftstoffverteilersysteme für Ottomotoren, Drehschwingungsdämpfer und Getriebekomponenten, beispielsweise Flexplates oder Lamellenträger. Hier sind zurzeit rund achthundert Mitarbeiter beschäftigt.

Sie haben sicherlich noch weitere Produktionsstandorte?

Mit unseren Lösungen setzen wir weltweit Maßstäbe in Bezug auf Innovation und Qualität "made in Germany". Dabei fertigen wir unsere Produkte für den europäischen Markt in Ahlen und Legnica in Polen, während wir für die außereuropäischen Märkte an zahlreichen Standorten vor Ort produzieren.

Worin besteht Ihre persönliche Aufgabe bei Winkelmann?

Nach Funktionen in Logistik und im Strategischen Einkauf wurde mir 2012 die Aufgabe übertragen, das bis dahin bestehende Betriebliche Vorschlagswesen durch ein Ideenmanagement moderner Prägung zu ersetzen. Dies heißt jetzt WIM, also Winkelmann Ideenmanagement. Im Rahmen des in unserem Hause praktizierten Vorgesetztenmodells übernehme ich die Aufgaben als Koordinator.

Was steckt hinter dieser Koordination?

Neben der Überwachung und Nachverfolgung der Termine prüfe ich ebenso die Begründungen der Entscheidungen der Vorgesetzten. Zu den weiteren Aufgaben zählen unter anderem das Auslösen der Prämierung, die Stammdatenpflege, sowie die Weiterentwicklung des WIM. Als zentraler Koordinator stehe ich allen Mitarbeitern jederzeit als Ansprechpartner und Ratgeber zur Verfügung. Sei es dem Einreicher beim Verfassen seiner Idee, dem Vorgesetzten bei der Bearbeitung der Idee, oder als Vermittler, falls es zu einem Sachverhalt unterschiedliche Auffassungen gibt.

Seit wann gibt es bei Ihnen ein Vorschlagswesen und wie hat es sich seither entwickelt?

Das Vorgängersystem basierte auf einer Betriebsvereinbarung aus dem Jahre 1997. Es handelte sich um ein zentral organisiertes BVW. Die gesamte Abwicklung oblag einem Mitarbeiter, der dies "nebenbei" zu erledigen hatte. In gewissen Abständen tagte eine BVW-Kommission, die dann die Entscheidungen zu treffen und Prämienhöhen festzulegen hatte. Mit der Zeit wuchs die Unzufriedenheit der Mitarbeiter wegen zu langer Bearbeitungszeiten und der fehlenden Transparenz zum Bearbeitungsstand des jeweiligen Vorschlages.

Was haben Sie daraufhin unternommen?

Im Rahmen einer unternehmensweiten Mitarbeiterumfrage wurde vor Einführung des neuen WIM die Erwartungshaltung der Mitarbeiter an ein Ideenmanagementsystem abgefragt. Ebenso wurde den Mitarbeitern die Möglichkeit eröffnet, sich aktiv an der Gestaltung des WIM zu beteiligen. Die Ergebnisse der Umfrage dienten als Leitmotiv zur Erstellung der neuen Betriebsvereinbarung. Ebenso wurden die Umfrageergebnisse herangezogen, um den Ablauf des WIM auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter hin zu definieren und die geforderte Transparenz zu bedienen.

Sie setzen seit 2013 die Koblank Ideenmanagement Software ein.

Koblank ist seit Beginn des WIM im Einsatz. Im Vorfeld führte ich diverse Gespräche, auch mit Ideenmanagern aus anderen Unternehmen. Die so gebildete breite Informationsbasis war, in Zusammenhang mit den intern definierten Bedürfnissen an das WIM, das entscheidende Moment zur Auswahl der Koblank Software.

Eine Besonderheit bei Ihnen sind Ihre Kiosksysteme für Mitarbeiter, die keinen eigenen Rechner am Arbeitsplatz haben.

Die Kiosksysteme, intern "WIM Ideen-Punkte" genannt, ermöglichen es jedem Mitarbeiter, jederzeit auf die Software zugreifen zu können. Es muss nicht erst ein Vorgesetzter oder Kollege mit einem eigenen Arbeitsplatzrechner gesucht werden, welcher dann auch noch über die erforderlichen Rechte verfügen muss.

Diese WIM Ideen-Punkte haben einen Ausweisleser.

Jeder Mitarbeiter, auch Auszubildende und Leiharbeitnehmer, verfügt über eine Mitarbeiterkarte, eine sogenannte Legic-Karte. Die auf dieser Karte gespeicherten Informationen genügen, um an dem WIM-Punkt eine personalisierte Anmeldung durchzuführen. Im Rahmen der ideeNet Software können die Mitarbeiter Ideen einreichen, in der Ideendatenbank recherchieren, den Bearbeitungsstand der eigenen Ideen überwachen, Mailkontakt mit Gutachtern aufnehmen und andere Ideen kommentieren und "liken".

Sind diese WIM Ideen-Punkte auf das Ideenmanagement beschränkt?

Neben dem Zugang zur Koblank Software hat dort jeder Mitarbeiter Zugang zum Intranet mit seinem großen Informationsangebot. Auf der Seite des Ideenmanagements finden sich neben der Betriebsvereinbarung zum WIM auch Leitfäden zum Einreichen und Bearbeiten von Ideen. Regelmäßig werden dort auch Auswertungen, unter anderem über Ideeneingang, Bearbeitungszeiten, Stand an offenen Ideen und erfolgte Erledigungen, veröffentlicht. Weiter haben wir so auch die Möglichkeit, über Sonderaktionen zu informieren. Darüber hinaus stehen die Kiosksysteme auch für andere Anwendungen, zum Beispiel aus dem Personalwesen zur Verfügung. Denkbar sind die Erfassung von Urlaubsanträgen, Schulungsbedarfsmeldungen und ähnliches.

Was steckt sonst noch alles an Technik in diesen Kiosks?

Zur Steigerung des Bedienungskomforts verfügt das Kiosksystem neben einer Tastatur mit einem Trackball über einen 19-Zoll-Touchscreen. Ebenso ist das Ausdrucken von Dokumenten mittels des in das Kiosksystem integrierten Laserdruckers möglich. Bei dem Rechner handelt es sich um einen einfachen Windows-PC. Die Kiosksysteme wurden als komplett montierte Einheiten beschafft. Intern erfolgte die Installation der erforderlichen Software und die Einbindung in unser Netzwerk.

Wo haben Sie eigentlich Ihre Kiosksysteme beschafft?

Bei der Kolembar Industrietechnik in Igersheim. Ich muss an dieser Stelle jedoch erwähnen, dass in Bezug auf die Liefertermintreue und die Informations- und Kommunikationspolitik des Hauses Kolembar besondere Anforderungen an den Kunden gestellt werden. Sind diese bewältigt, verfügt man jedoch über solide und leistungsfähige Geräte, ganz auf den persönlichen Bedarf zugeschnitten. Ein Preisvergleich mit alternativen Anbietern führte letztendlich zur Auswahl der Firma Kolembar.

Wie kommt das bei den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in der Produktion an?

Die Möglichkeit, jederzeit Zugriff auf seine eigenen Ideen zu haben, wird sehr begrüßt. Der geforderten Transparenz wird in vollem Umfang Rechnung getragen. Sicherlich gab es im Umgang mit den Terminals auch Hemmungen, die sich aber mit der Zeit und steigender Erfahrung abschwächten. Bei der Auswahl des Standortes für die Kiosksysteme muss ein gesunder Kompromiss zwischen guter Erreichbarkeit mit kurzen Wegen und einer entsprechenden Wahrung der Diskretion gefunden werden. Mitarbeiter stehen nicht gerne auf dem Präsentierteller. Das ist jedoch eine Frage der Kultur, welche sich im Laufe der Zeit wandelt und auch diese Hemmnisse verdrängen wird.

Hat die Firma Koblank speziell für Ihre Kiosksysteme kundenspezifische Anpassungen programmiert?

Die Nutzung der Kiosksysteme und Ausweisleser erforderte keine kundenspezifische Anpassung durch das Haus Koblank. Die Anmelderoutinen orientieren sich ausschließlich an den internen Gegebenheiten. Hierfür werden unter anderem die in der Datenbank hinterlegten Personalstammdaten sowie die Authentifizierung über die Mitarbeiterkarte genutzt.

Wie kommen die Mitarbeiter, die einen eigenen Rechner haben, in Ihr WIM-Programm?

Mitarbeiter mit einem eigenen Arbeitsplatzrechner und einer personalisierten Windows-Anmeldung haben über Single Sign-On direkten Zugang zu der Software. Der Link zur ideeNet Software ist in der Favoritenliste des Internet-Explorers hinterlegt. Eine weitere Passworteingabe ist dadurch nicht mehr erforderlich und steigert den Komfort der Nutzung des Programmes. Sämtliche Funktionalitäten sind, entsprechend der dem Mitarbeiter zugewiesenen Rechte, direkt nutzbar.

Ebenso verhält es sich mit Aufträgen oder Informationen, die der Mitarbeiter aus der Ideenmanagement Software per Mail erhält. Durch Anklicken des in der Mail enthaltenen Links erfolgt eine unmittelbare Weiterleitung zu der zu bearbeitenden Idee.

Ihre Vorschläge gehen zunächst an den jeweiligen Vorgesetzten der Einreicher und Einreicherinnen. Ist dieser in allen Fällen der richtige Entscheider?

Die bewusste Entscheidung für das Vorgesetztenmodell und die damit verbundene Regelung, dass Ideen eines Einreichers zunächst zur Bearbeitung an dessen Vorgesetzten geleitet werden, hat sich als goldrichtig erwiesen. Folgende Punkte haben uns zu der Entscheidung bewogen:

• 97–99 % der Ideen betreffen den eigenen Bereich
• der direkte Vorgesetzte des Einreichers ist als "Ideen-Regisseur" zuständig
• hohe bereichsspezifische Fachkompetenz
• direkter Kontakt zum Einreicher
• Entscheidungsbefugnis
• Vernetzung mit gegebenenfalls erforderlichen weiteren Fachbereichen
• Eigeninteresse und Abteilungsziele
• kurze Informations- und Entscheidungswege

Somit sind beste Voraussetzungen für eine zügige und fachlich fundierte Entscheidung und Umsetzung der Idee gegeben. Ja, der direkte Vorgesetzte ist, unter der Berücksichtigung der geltenden Geschäftsordnung und seiner persönlichen Entscheidungskompetenzen in der Regel der richtige Entscheider.

Ist Ihr Ideenmanagement auch auf die anderen Firmen der Winkelmann Gruppe übertragbar?

Das WIM wurde in unserer Unternehmensgruppe zunächst bei Winkelmann Powertrain Components eingeführt. Schnell wurde durch den Eigentümer und somit die Geschäftsleitung der Winkelmann Group der Wunsch geäußert, das WIM auch auf die anderen Firmen der Winkelmann Group, sowohl in Deutschland, als auch an unseren ausländischen Standorten auszurollen. Die Erfahrungen der ersten zweieinhalb Jahre schafften eine solide Basis für leichte Anpassungen der Regularien.

Mittlerweile ist das WIM in sechs weiteren Unternehmen der Winkelmann Group am Standort Ahlen ausgerollt. In Absprache mit dem Betriebsrat und den Geschäftsleitungen der betroffenen Firmen konnte dem Wunsch des Eigentümers entsprochen werden, dass einheitliche Regelungen für alle Mitarbeiter am Standort Ahlen gelten.

Waren für dieses Roll out Softwareanpassungen erforderlich?

Die eingesetzte Software brauchte hierfür nicht angepasst zu werden. Die Abwicklung des gesamten WIM erfolgt über eine gemeinsame Datenbank. Lediglich die Stammdaten mussten in Bezug auf Mitarbeiter und zusätzliche Organisationseinheiten ergänzt werden. Über eine Anpassung der Berechtigungen konnten so auch zwei weitere Koordinatoren definiert werden, welche die genannten Aufgaben erfüllen können.

Welche Erfahrungen haben Sie seither mit der Koblank Software gemacht?

Ich als Koordinator, aber auch die Kollegen aus der IT-Abteilung können ausschließlich von einem sehr stabilen Lauf der Software berichten. Die empfohlenen Updates lassen sich problemlos durchführen. Sollte dennoch einmal ein Support aus dem Hause Koblank erforderlich sein, wird dieser unmittelbar und zielführend geleistet.

Und die Bedienbarkeit?

Die gesamte Konzeption und die Oberfläche sind auf eine intuitive Bedienbarkeit ausgerichtet. Die anfänglichen Bedenken, insbesondere bei Mitarbeitern aus den Fertigungsbereichen, die Software nicht bedienen zu können, verfliegen nach dem ersten persönlichen Kontakt damit. Es wurde sehr schnell bewusst, dass jegliche Bedenken unbegründet waren und die Nutzung der Software keine Hürde darstellt.

Was schätzen Sie besonders an dieser Software?

Als ehemaliger Mitarbeiter des Strategischen Einkaufs zunächst natürlich die sehr überschaubaren Kosten. Das bestehende Lizenzmodell und die sich am realen Bedarf orientierende Nutzungsgebühr sind konkurrenzlos.

Im täglichen Umgang ist die intuitive Bedienbarkeit von Vorteil, ebenso die sehr komfortable Suchfunktion bei der Recherche in der Ideendatenbank. Als Koordinator kommen mir natürlich die umfangreichen Reportmöglichkeiten aus bereits vorbelegten und individuell gestaltbaren Auswertungen zugute.

Durch die hohe Flexibilität lässt sich die Software sowohl optisch, als auch funktionell an jegliche firmenspezifische Gegebenheit anpassen und gestalten. Und dies ohne zwingenden externen Support.

Sie haben immer wieder Workshops besucht, die Koblank seinen Kunden anbietet. Welche Vorteile bringt Ihnen ein solcher Workshop?

Der entscheidende Vorteil dieser Workshops liegt darin, dass man dort auf Kollegen trifft, welche ebenso Verantwortung für das Ideenmanagement in ihren Unternehmen tragen, die aber eben auch die Koblank Software im Einsatz haben. Eine Diskussion über die Möglich- und Fähigkeiten einer Software sind nur halb so viel wert, wenn man sie nicht mit Fragestellungen des täglichen Ideenmanagement-Geschäfts verbindet. Im Rahmen dieser Workshops werden aber genau diese qualifizierten und somit produktiven Diskussionen geführt.

Hat man dort auch ein offenes Ohr für Verbesserungsvorschläge der Teilnehmer?

Ergebnis ist nicht selten, dass es zu einer Anpassung der Software kommt. So konnte sich die Software seit ihrem ursprünglichen Start eng an den Bedürfnissen der Nutzer zu der anwenderfreundlichen Software entwickeln, die sie heute ist. Es wird von Seiten des Veranstalters im Vorfeld explizit darum gebeten, Fragen zu formulieren und Anregungen zu geben. Interessante Referenten runden die Veranstaltung ab und geben Einblick in das Ideenmanagement direkt oder indirekt betreffende Themenkomplexe.

Neben der Möglichkeit des "Netzwerkens" und der Erweiterung des persönlichen Ideenmanagement-Horizonts liefert der Workshop auch immer einen Impuls zur Weiterentwicklung der Software.

Ihr Programm ist bereits "ready for mobile". Haben Sie vor, Mitarbeitern, die keinen einen Firmenrechner haben, dies für deren Smartphones verfügbar machen?

Ich bin immer auf der Suche nach Möglichkeiten, den Mitarbeitern den Zugang und die Benutzung der Software zu erleichtern. Wie man aus eigener Erfahrung weiß, kommen einem die besten Ideen in der Regel zum ungünstigsten Zeitpunkt am ungelegensten Ort. Nachdem wir das Einreichen per Mail von zuhause aus ermöglicht haben, wäre jetzt die Lösung über Smartphones oder andere mobile Endgeräte der nächste logische Schritt. Im Rahmen der Ausrollung auf die gesamte Gruppe haben wir auch das Design angepasst.

Inwiefern haben Sie das Design angepasst?

Durch das responsive Design wird sich für den Nutzer die Programmoberfläche auf seinem Arbeitsplatzrechner, auf dem Kiosksystem und auf dem mobilen Endgerät identisch darstellen und somit einen hohen Wiedererkennungswert haben.

Ich habe intern die Diskussion zur Nutzung auf mobilen Endgeräten bereits angestoßen. Zurzeit läuft die Prüfung, inwieweit die Möglichkeit mit der bei uns etablierten IT-Sicherheitsarchitektur in Einklang zu bringen ist. Sobald hierzu Aussagen vorliegen, steht die endgültige Entscheidung und dann hoffentlich die unmittelbare Umsetzung an.

Herr Andresen, ich bedanke mich für dieses ausführliche Interview.

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Das Interview führte Monika Micko von der EUREKA Akademie.

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