ideeFix antwortet:
Aufbewahrungsfristen im BVW
Stimmt es, dass man Verbesserungsvorschläge zehn Jahre archivieren muss?
Keineswegs, auch wenn dies ein unter Ideenmanagern weitverbreitetes Märchen ist.
Die richtige Antwort finden Sie hier: Aufbewahrungsfristen im BVW
Automatisiertes Löschen oder Anonymisieren
In ideeNetAdmin gibt es bei den Datenbanktools ein Programm, mit dem man Ideen anonymisieren und andere Datenbanküberarbeitungen durchführen kann. Mit diesem Verfahren kann man alte Ideen, die man nicht mehr zu archivieren braucht bzw. deren personenbezogene Daten auf Grund des Bundesdatenschutzgesetzes nicht mehr gespeichert werden dürfen, sehr einfach löschen oder zumindest anonymisieren:
In diesem Beispiel werden alle abgelehnten Ideen anonymisiert, deren letztes Ergebnis im Kalenderjahr 2015 oder in den Jahren davor liegt. Außerdem werden alle Organisationseinheiten und alle Mitarbeiter gelöscht, die nach dieser Aktion sonst nirgends mehr vorkommen.
Das Löschen, Anonymisieren oder Umsetzen von Ideen kann eingeschränkt werden auf:
- Ideen, deren Idee-Nr. in einem bestimmten Intervall liegt.
- Ideen, deren Abschlussdatum älter als ein bestimmtes Datum ist – oder –
bei denen der jüngste Einreichervorgang ein Ergebnisbescheid ist, dessen Vorgangsdatum älter als ein
bestimmtes Datum ist.
Durch das Vorgangsdatum des jüngsten Ergebnisbescheides wird folgendes Beispielszenario unterstützt:
- Nach einem Einspruch lässt ein BVW-Beauftragter das Abschlussdatum unverändert, weil er kurze Durchlaufzeiten reporten will.
- Der neue Ergebnisbescheid auf Grund des Einspruches erfolgt erst nach diesem Abschlussdatum.
- Beim Löschen von alten Ideen ist bei dieser Vorgehensweise daher nicht das Abschlussdatum maßgeblich, sondern das Vorgangsdatum des jüngsten Ergebnisbescheides.
- Ideen, die eine bestimmte Abschlussbewertung haben. Dadurch wird folgendes Beispielszenario unterstützt:
- Positiv bewertete Ideen werden schon nach Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren gelöscht.
- Negativ bewertete Ideen, deren Schutz- oder Prioritätsfrist fünf Jahre läuft, werden erst nach fünf Jahren gelöscht.
Ideen anonymisieren
Anders als beim Löschen von Ideen werden beim Anonymisieren lediglich die Bezüge zu personenbezogenen Daten gelöscht. Die Idee an sich bleibt erhalten, sodass die Historie des Ideenmanagements nicht wie beim Löschen vollständig vernichtet wird. Die anonymisierten Ideen können weiterhin in der Datenbank gefunden werden und sind mit ihren wesentlichen Details abrufbar.
- Kurzbeschreibung: Worum ging es bei der Idee?
- Langtexte: Worin bestand der Vorschlag und welches Ergebnis hatte er?
- Kalendarium: Eingangsdatum, Abschlussdatum, ...
- Klassifizierungen: Sachgebiet, Bewertungsergebnis, ...
Diese Kerninformationen sind in vielen Unternehmen genau das, was man in ideeNet® bei
Ideen Dritter (bei denen man weder als Einreicher noch als Entscheider oder Gutachter beteiligt ist) sehen darf. Insofern
bleibt nach der Anonymisierung der relevante Kern der Informationen zu den jeweiligen Verbesserungsvorschlägen dauerhaft
für jedermann zugänglich, ohne dass der Schutz personenbezogener Daten beeinträchtigt wird.
Praxisbeispiel einblenden.
Ideen umsetzen auf einen anderen Koordinator
Diese Möglichkeit wird hauptsächlich genutzt, um abgeschlossene Ideen in ein Archiv zu stellen, in dem sie nicht mehr verändert werden können.
Ideen löschen
Beim Löschen werden die betreffenden Ideen vollständig gelöscht.
Mitarbeiter und Organisationseinheiten löschen
Außerdem können
- nicht mehr verwendete Organisationseinheiten
- Mitarbeiter, die nicht mehr als Einreicher, Entscheider, Gutachter, Koordinatoren und ähnliches mit Ideen verknüpft sind
automatisch mitgelöscht werden.
Damit nach dem Löschen von Mitarbeitern wieder sämtliche aktuell im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter, also auch diejenigen, die bisher noch nicht im Ideenmanagement als Einreicher, Entscheider, Gutachter, Koordinatoren und ähnliches in Erscheinung getreten sind, in der Datenbank gespeichert sind, kann man anschließend die aktuellen Personaldaten mit dem dafür vorgesehenen Datenbanktool importieren. Dabei werden auch die Organisationseinheiten auf den aktuellen Stand ergänzt.
Siehe auch: Koblank und EU-DSGVO.