Koblank GmbH – Die Ideenmanagement Experten

Ideenmanagement Software: ideeOffice

Die Koblank® e-Ideenmanagement Software ist derzeit bei weit über vierhundert verschiedenen Firmen und bei vielen weltweit operierenden Konzernen im Einsatz.

Ideenmanagement Software Überblick ideeOffice ideeNet

ideeOffice ist eine Windows Software zur zentralen und/oder dezentralen Abwicklung des Ideenmanagements. Verschiedenste Ideen, also beispielsweise

  • Verbesserungsvorschläge im Rahmen von BVW und KVP-Teams
  • Arbeitssicherheitshinweise ("Near misses")
  • Beschwerden und Reklamationen
  • Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen
  • Innovationen

können mit dieser Software effizient und papierlos abgewickelt werden. Wer momentan die Möglichkeiten des Intranets noch nicht nutzen will, hat mit ideeOffice alles, was er braucht.

ideeOffice: Screenshots

Personaldaten

Personaldaten. Die für die Abwicklung der Verbesserungsvorschläge notwendigen Personaldaten (Name, Organisationseinheit usw.) werden innerhalb von ideeOffice verwaltet. Wenn erforderlich, ist wie im Beispiel sogar ein Foto des Mitarbeiters möglich.

Wenn man nur wenige Vorschläge, also auch wenige Einreicher und Gutachter hat, wird man die erforderlichen Personaldaten einfach per Hand erfassen. Reicht beispielsweise ein Einreicher später seine zweite Idee ein, sind seine Personaldaten dann ja schon erfasst und machen keine Arbeit mehr.

Es gibt aber selbstverständlich auch eine Schnittstelle, mit der man die erforderlichen Personaldaten aus bereits existierenden Personalverwaltungssystemen (beispielsweise SAP HR) importieren und aktuell halten kann.


Idee - Basisdaten

Idee: Basisdaten. In ideeOffice kann der Ideenmanager Daten der Idee eingeben. Auf Papier eingereichte Ideen kann man z.B. als PDF-Datei einscannen und der Idee zuordnen, wie hier geschehen. Bei einer per E-Mail eingereichten Idee kann man den Text über die Zwischenablage übertragen und auch weitere Dateianhänge (z.B. ein Foto) beifügen. – Diese Idee ist bereits abgeschlossen, die entsprechenden Daten entstanden im Rahmen der Bearbeitung.


Idee - Einreicher

Idee: Einreicher. Zu einer Idee kann es beliebig viele Einreicher geben. In diesem Beispiel sind es fünf. Die %-Anteile sind in diesem Beispiel alle gleich (20%), können aber auch unterschiedlich sein, wenn die Einreicher dies so bestimmt haben.

Es kann auch beliebig viele Vorgänge geben. In diesem Beispiel wurde die Idee zunächst abgelehnt. Nach einem Einspruch kam es dann jedoch zu einer Anerkennung.


Idee - Aufträge

Idee: Aufträge. Zu einer Idee kann es beliebig viele Aufträge geben. In diesem Beispiel sind es vier. Zunächst wurde zwei Gutachten eingeholt. Danach wurde die Idee zur Berechnung in die Konstruktion gegeben. Zum Schluss wurde Markus Wolf mit der Realisierung beauftragt.

Im Beispiel sieht man, dass die markierte Frau Dr. Schlange ein Mal erinnert wurde. Mit einem Assistenten kann man jederzeit per Knopfdruck an sämtliche Mitarbeiter mit überfälligen Aufträgen eine Erinnerung mailen.


Klassifizierungen

Klassifizierungen. Man kann die Ideen nach bis zu zwölf Gesichtspunkten klassifizieren. In diesem Beispiel sieht man eine Ideen-Klassifizierung nach Zielsetzung. Man kann diese Baumstrukturen entsprechend den kundenspezifischen Anforderungen beliebig einrichten. Beispiele für weitere Klassifizierungen: Zustimmung des Einreichers zur Veröffentlichung, betroffenes Produkt, betroffener Bereich. – Über die Klassifizierungen kann man bestimmte Ideen sicherer finden, als über die reine Textsuche, die natürlich auch möglich ist. Außerdem kann man Reports erstellen, z.B. wie viele Ideen es zur Einsparung von Strom gab oder wie sich die Ideen nach Zielsetzung aufgliedern.

Auch die Mitarbeiter kann man nach bis zu sechs Gesichtspunkten klassifizieren. Beispiele: Entgeltgruppe, Eintrittsjahr, Funktion.


Report

Report. ideeOffice beinhaltet über 130 verschiedene Reports, mit denen man Ideen nach allen Regeln der Kunst auflisten oder wie in diesem Beispiel statistisch auswerten kann. Die Reports können auch mit Microsoft Excel oder Powerpoint weiterbearbeitet werden.


Briefvorlage

Briefvorlage. Für den vollautomatischen Druck der Briefe kann man in ideeOffice mit Microsoft Word beliebig gestaltete Briefvorlagen einrichten. Die Variablen werden später mit den tatsächlichen Daten ersetzt. Auch Prämienbescheide oder Ablehnungen sind mit Variablen für die Prämie oder den Ablehnungsgrund automatisierbar.


Brief

Brief. Die automatisch erzeugten Briefe können einzeln oder im Stapel ausgedruckt oder als PDF-Datei per E-Mail versandt werden.


Online-Hilfe

Online-Hilfe. Das ideeTrainer Handbuch ist so organisiert, dass man stets zur jeweiligen Seite das passende Hilfe-Kapitel angezeigt bekommt (Kontexthilfe). Über Hyperlinks kann man zu anderen Kapiteln verzweigen.


First Steps

Online-Lernkurs. ideeOffice ist so einfach und intuitiv zu bedienen, dass man keine externe Software-Schulung dafür benötigt. Neben der Online-Hilfe gibt es einen Online-Lernkurs namens ideeFirstSteps, mit dem Sie ideeOffice Schritt für Schritt durch Learning by doing, also Lernen an Hand der Praxis, im Selbststudium kennen und beherrschen lernen.


ideeOffice: Systemvoraussetzungen

Beschreibung der Systemvoraussetzungen PDF 30 KB


ideeOffice: Lizenzgebühren

Die Lizenzgebühr für ideeOffice ist nach Ideenvolumen gestaffelt. Auf diese Weise ist diese Ideenmanagement Software bereits für Firmen mit weniger als hundert Vorschlägen pro Jahr wirtschaftlich einsetzbar.


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